Returhåndtering: Fra modtaget pakke til opdateret lager

Begynd med at finde den rigtige ordre

Returpakken skal kunne forbindes med en bestilling eller en retursag. Aftal hvilke oplysninger der følger med pakken, og hvor lageret finder dem. En ordrereference gør det nemmere at registrere, hvad der faktisk er modtaget, uden at gætte ud fra produktet.

Kunden sender ikke nødvendigvis alt fra ordren tilbage. Registrér derfor de enkelte varer og antal. Hvis pakken mangler oplysninger, bør den få en særskilt status, mens webshoppen hjælper med at finde sagen.

En returårsag kan være nyttig, men den skal holdes adskilt fra lagerets observationer. Kundens beskrivelse fortæller, hvorfor varen er sendt tilbage. Kontrollen fortæller, hvad lageret har modtaget.

Beskriv kontrollen med dine egne produkter

En kontrol er lettere at gentage, hvis det er aftalt, hvad lageret skal se efter. Det kan være den rigtige variant, antal dele, emballagens stand og synlige spor på produktet. Brug konkrete billeder eller eksempler, hvis en vurdering ellers er svær at beskrive.

En vare kan se hel ud og stadig mangle en del. Et sæt skal derfor kontrolleres som et sæt. For produkter med særlige krav til sikkerhed, hygiejne eller funktion skal du have en passende procedure afklaret med den relevante fagperson. Et hurtigt visuelt tjek kan ikke erstatte den.

Lagerets registrering bør beskrive det, der kan konstateres: eksempelvis en åbnet emballage, en manglende komponent eller en synlig skade. Det er mere brugbart for den efterfølgende afklaring end en løs bemærkning om, at varen er 'dårlig'.

Hold varer til afklaring adskilt fra salgbart lager

Aftal nogle få statusser, som passer til dine varer. Der skal være forskel på en modtaget retur, en vare der afventer kontrol, og en vare der er godkendt til lager. Navnene kan variere fra system til system; betydningen skal være klar for både lageret og webshoppen.

Varer, der endnu ikke er afklaret, bør placeres og registreres, så de ikke bliver plukket til en ny ordre ved en fejl. Beslut hvem der kan ændre status, og hvad der skal være kontrolleret først.

Opdatér beholdningen, når kontrollen er afsluttet

Når en vare er godkendt til at indgå i lageret igen, skal både antal og lagerplacering opdateres efter jeres procedure. Afklar også, hvordan ændringen bliver overført til webshoppen, så samme vare ikke tælles to gange.

Lagerregistrering og refundering er forskellige opgaver. En registreret retur viser, at varen er kommet tilbage. Den fortæller ikke i sig selv, at kundens økonomiske sag er afsluttet. Aftal hvem i webshoppen der følger op, og hvilke oplysninger lageret skal levere.

Hvis en vare ikke kan tilbageføres til det almindelige lager, skal den have en aftalt videre håndtering. Gem beslutningen ved sagen, så lageret ikke skal spørge om samme vare igen.

Sådan gør du varenumre og produktdata klar til lageret

Følg op på de sager, der venter

En kort oversigt over uafklarede returvarer kan være nok: ordrereference, varenummer, modtagelsesdato, observation og den beslutning, der mangler. Lad en kontaktperson have ansvaret for at få sagerne videre.

Se også efter gentagne observationer. Hvis den samme del ofte mangler, eller en bestemt pakning vender tilbage med samme skade, har du noget konkret at undersøge. Brug registreringerne som et udgangspunkt for en gennemgang af produkt og pakning frem for som bevis for en årsag, der endnu ikke er afklaret.

Aftal forløbet, før de første pakker kommer tilbage

Gennemgå en almindelig retur og en retur med et problem, før proceduren sættes i drift. Hvem finder ordren, hvem kontrollerer varen, og hvem bliver kontaktet ved tvivl? Det er ofte her, en uklarhed bliver synlig.

Hos LoketPack kan returhåndteringen indgå sammen med de øvrige lageropgaver. Tag eksempler på dine produkter og den registrering, du har brug for, med i dialogen. Så kan kontrol, status og tilbageførsel til lager beskrives i den konkrete aftale.